Digital signierte Aufzeichnung von E-Mail-Geschäftsschreiben
Die mail.Blackbox ist ein versiegeltes Gerät, welches alle ein- und ausgehenden E-Mails Ihrer Unternehmung digital signiert aufzeichnet. Dadurch entsteht eine lückenlose Beweisfähigkeit über alle von Ihren Mitarbeitern versendeten und von Lieferanten, Kunden und Partnern empfangenen Geschäftsschreiben.
Funktionsweise
Die mail.Blackbox wird zwischen dem E-Mail-Server und dem Internetprovider geschalten und speichert – analog zu einer Blackbox in Flugzeugen den gesamten Sprechfunkverkehr – alle E-Mails auf internen Festplatten ab. Danach werden die E-Mails mittels digitaler Signatur basierend auf einer Zeitbasis des Gerätes (Amt für Eich- und Vermessungswesen Wien) nach dem Signaturgesetz 2003 rechtsgültig signiert. Die Größe der Festplatte bestimmt das Zeitfenster der Aufzeichnung und hängt somit von der Größe und Anzahl der übertragenen E-Mails ab (üblicherweise 500GB für 1000 User = 1 Jahr).
Nachweis- und Beweisfähigkeit
Die mail.Blackbox ist ein geschlossenes und versiegeltes System, welches alle zum Betrieb notwendigen Komponenten umfasst. Solange die Versiegelung des Gerätes nicht verletzt wird, garantieren wir für die Manipulationssicherheit des Verfahrens und stellen somit im Falle eines gerichtlichen Verfahrens einen qualifizierten Beweis zur Verfügung.
Auswertungen und Einsicht
Mittels Web-Interface können autorisierte Personen (Administratoren, Betriebsrat etc.) die gespeicherten E-Mails einsehen sowie den Status (Füllstand der Festplatte, Durchsatzrate etc.) abrufen.
Klassische Anwendungsfälle
- Kunde sendet dringende „Vorbeauftragung“ zu einem Auftrag per E-Mail und löst damit die Erstellung oder Bearbeitung in Ihrem Haus aus. Nachträglich ändert sich der „Auftrag“ oder wurde nie gesendet.
- Ein Mitarbeiter Ihres Hauses sendet verschiedene Planungsstände oder eines Gewerkes zum Kunden. Dieser beauftragt den Letztstand der Planung, welche von Ihnen auch umgesetzt wird. Plötzlich stellt sich heraus, dass der „Letztstand“ ein anderer war als vom Mitarbeiter gesendet.
- Ein Mitarbeiter versendet per E-Mail problematische Inhalte, welche Sie um tätig werden zu können nachweisen können müssen.
- Ein Dritter fälscht Ihre E-Mail-Adresse und sendet unter Ihrer Adresse Bestellungen etc.
Mittels mail.Blackbox können Sie nachweisen, welche E-Mails gesendet und empfangen bzw. welche nicht gesendet und empfangen wurden.